클라우드 저장소 최적화 전략으로 예산 절감 및 위험 관리
팬데믹이 시작되면서 Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint와 같은 솔루션은 직원들이 어디서든 소통하고 협업할 수 있도록 하는 핵심 기반이 되었습니다. 하지만 동시에 이들 도구는 전례 없는 방대한 양의 데이터를 생성하기도 했습니다.
이에 따라 기업은 데이터 저장 비용의 급격한 증가와 함께 초과 요금도 부담해야 합니다. 실제로 2021년 보고서에 따르면, 전체 기업의 3분의 1 이상이 클라우드 서비스 예산을 최대 40% 초과한 것으로 나타났습니다.
저장 비용이 증가할 뿐만 아니라 위험도 증가하고 있습니다. 정보를 과도하게 보유하면 위험이 발생할 가는성이 높아질 수 있습니다. 규정 준수를 충족시킬 수 없는 위험, 그리고 필요 정보를 찾기 어려운 프로세스 위험, 악의적인 공격 또는 시스템 중단 등 보안 위험을 초래할 수 있습니다.
저장소 예산이 팬데믹 이전 수준으로 돌아가기 어렵지만, 강력한 데이터 거버넌스와 정보 수명 주기 전략을 실행하면 데이터 증가를 억제하고 위험을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 자세한 방법을 소개드리겠습니다.
이 eBook에서 저장소 최적화의 중요성을 살펴보고, 저장소 비용 절감, 예상치 못한 초과 비용 방지, 그리고 조직을 법적 및 평판 위험으로부터 보호하는 데 도움이 될 수 있는 4가지 주요 전략을 소개합니다.
목차
소개
저장소 최적화가 중요한 이유
ROT 데이터 삭제
수명 주기 관리의 중요성
입증 가능한 파기
비활성 계정 정리하기 위한 콘텐츠 백업
결론
생산성 향상, 위험 감소, 속도 개선
중복, 오래되거나 불필요한(ROT) 콘텐츠는 환경의 효율성을 저하할 수 있고 사용자가 최신 정보를 찾는 시간을 크게 늘립니다. Citrix가 후원한 조사에 따르면, 직원은 업무 실행에 필요한 정보를 검색하는 데 전체 업무 시간의 25%를 소비하는 것으로 나타났습니다. 따라서 이러한 불필요한 데이터를 정리하면 조직은 생산성을 높이고 위험을 줄일 수 있을 뿐 아니라, 검색, 분석 및 e-discovery 솔루션의 속도와 정확성도 향상시킬 수 있습니다. (pg. 4)
수동이 아닌 스마트한 방식으로 일하기
구조화되지 않은 데이터 검색, 매핑 또는 분류를 통해 조직은 유지할 데이터와 삭제할 데이터에 대해 정보 기반한 결정을 내릴 수 있습니다. AvePoint 도구(일부 무료)를 활용하면 이러한 데이터를 체계적으로 식별할 수 있습니다. (pg. 7)
수명 주기 관리의 중요성
Teams 사용이 계속 확대됨에 따라, 셀프 서비스 프로비저닝을 허용하는 조직에서 새로운 팀이 기하급수적으로 생성될 수 있습니다. 적절한 직원 교육과 안내가 부족하다면, 이러한 작업 영역은 빠르게 증가하여 데이터 확산을 초래하게 됩니다. 문제는 협업을 위해 생성된 작업 영역이 목적을 다한 뒤에 종종 방치된다는 점입니다. 별도의 정리 작업을 실행하지 않으면, 테넌트 내에 중복 데이터가 대량으로 쌓이고, 이는 저장소 비용 증가뿐만 아니라 사용자가 필요한 콘텐츠를 검색할 때 불편을 초래할 수 있습니다. (pg. 9)
레코드 파기의 필요성
다양한 저장 계층을 사용하는 것은 데이터 저장 솔루션의 중요한 부분이지만, 아카이브는 문제를 근본적으로 해결할 수 없습니다. 단기적으로는 비용 절감 효과를 가져올 수 있지만, 장기적인 전략으로는 지속 가능하지 않습니다. 비즈니스에 더 이상 필요하지 않은 정보를 계속 보관하는 것은 오히려 삭제보다 더 큰 위험을 초래할 수 있습니다. 레코드 파기는 입증 가능한 방식으로 실행되어야 하는 중요한 작업입니다. 레코드가 부적절하게 파기되거나, 소송 과정에서 증거를 고의로 훼손했다는 인상을 주는 “증거훼손(spoliation)” 행위가 발생하면, 조직은 사법 방해 혐의와 같은 심각한 법적 문제에 직면할 수 있습니다. (pg. 14)